为加强学校人事档案管理，有效保护和利用档案，提高科学管理水平，使之更好地为学校教学和科研服务，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法规，结合学校实际情况，制定本制度。

一、档案管理体制和人员配置

    单位设立专门的人事档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责人事档案的收集、整理、保管等工作。档案管理人员应具备良好的政治素质、专业知识和业务能力，定期参加业务培训。

二、档案的收集与整理

    1、收集范围：涵盖履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历学位培训材料、政审材料、党团材料、奖励处分材料、工资、任免出国（境）退（离）休材料等。

    2、收集要求：及时全面收集教职工各类材料，确保真实、完整、规范。对不符合要求的材料，退回补充更正。

    3、整理规范：按照规定对档案材料进行分类、排序、编目、技术加工和装订，做到分类准确、排列有序、目录清楚、装订整齐。

三、档案的保管与保护

    1、保管条件：设置专门档案库房，配备符合要求的档案柜、空调、除湿机、防火、防盗、防光、防高温、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案保管环境安全。

    2、保管要求：定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经批准不得进入库房。

    3、数字化管理：积极推进人事档案数字化建设，对重要档案进行数字化扫描存储，建立档案信息管理系统，提高档案管理效率和利用水平。

四、档案的利用与查阅

    1、利用范围：因工作需要，学校内部工作人员可查阅档案，外单位因公需要查阅档案，需持单位介绍信并经单位领导批准。

    2、查阅程序：查阅人填写《人事档案查阅审批表》，说明查阅理由和范围，经相关负责人批准后，在档案管理人员陪同下查阅。查阅人不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容。

    3、出具证明：因工作需要，可依据档案内容出具证明材料，证明材料需经档案管理人员核实，相关负责人审核签字并加盖公章。

五、档案的转递

    1、转递要求：教职工调动、辞职、辞退等情况发生时，应及时办理档案转递手续。转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带档案。

    2、转递程序：档案转出时，填写《人事档案转递通知单》，详细记录档案接收单位、地址、联系人等信息，并密封档案。档案接收单位收到档案后，应及时核对并反馈回执。

六、档案的保密与安全

    1、保密制度：档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。对涉及工作秘密和个人隐私的档案材料，应采取严格的保密措施。

    2、安全责任：建立健全档案安全责任制，明确档案管理人员的安全职责，确保档案的绝对安全。对因工作失职造成档案损毁、丢失等情况的，依法依规追究相关人员的责任。

七、监督与检查

    学校定期对人事档案管理工作进行监督和检查，发现问题及时整改，确保档案管理工作符合法律法规和相关政策要求。

    本制度自发布之日起施行，由学校人事处负责解释。